So hast du als Selbstständige deine Finanzen im Griff
Ein Gastbeitrag von Kerstin aka Mamas Money Mindset
Selbstständig zu sein kann eine aufregende Erfahrung sein, aber es gibt auch eine Menge Verantwortung, insbesondere wenn es um die Finanzen geht. Eine wichtige Sache, die du als Selbstständige tun solltest, ist ein Finanzsystem für dein Business zu erstellen, um sicherzustellen, dass du deine finanziellen Ziele erreichst und dein Geld im Griff hast.
Deine 4 Schritte:
Definiere deine finanziellen Ziele
Notiere deine Einnahmen und Ausgaben
Nutze Profit First für deine Business Finanzen
Behalte mit dem Tool YNAB all dein Geld im Blick
SMARTe Ziele setzen: So definierst du messbare und realistische Ziele
Der erste Schritt, um ein Finanzsystem für dein Business zu erstellen, ist die Definition deiner finanziellen Ziele. Ohne klare Ziele ist es schwierig, den Überblick zu behalten und zu wissen, wo du stehst. Nutze dafür die "SMART-Methode", um messbare und realistische Ziele zu setzen. Ein SMART-Ziel ist Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert.
Ein Beispiel für ein SMART-Ziel könnte sein:
"Ich zahle mir ab Januar nächsten Jahres ein Gehalt von 2.000€ auf mein privates Konto aus."
Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben
Der nächste Schritt ist die Erfassung deiner Einnahmen und Ausgaben. Obwohl es auf den ersten Blick langweilig erscheinen mag, ist es unglaublich wichtig, deine Finanzen im Blick zu behalten. Währenddessen kannst du auch schon mal den ein oder anderen AHA-Effekt haben, weil du Ausgaben findest, die du schon längst nicht mehr auf dem Schirm hattest und gar nicht brauchst. Notiere alle Einnahmen und Ausgaben, damit du genau weißt, wo dein Geld hingeht.
Ich habe eine hilfreiche 0€ PDF Vorlage für dich, in der du deine Einnahmen und Ausgaben einmal ordentlich notieren kannst. Mit Datum, an dem das Geld abgebucht wird und mit Prio und Kategorie, damit du schon ein bisschen vorsortieren kannst. Das ist der erste einfache Schritt, den du gehen darfst, um einen Überblick über deine Finanzen zu bekommen!
So nutzt du die Profit First Methode in deiner Selbstständigkeit
Eine Methode, die du nutzen kannst, um deine Finanzen in den Griff zu bekommen, ist die "Profit First" Methode. Diese Methode wurde von Mike Michalowicz entwickelt und zielt darauf ab, dein Unternehmen in eine Geldmaschine zu verwandeln, indem du das Geld auf fünf verschiedene Konten verteilst: Einkommen, Gewinn, Inhabergehalt, Betriebskosten und Steuern. Mike hat mehrere Multimillionen Unternehmen aufgebaut und einige Bücher geschrieben. In seinem Buch “Profit First” findest du eine Schritt für Schritt Anleitung, um dir ein System für ein profitables Business aufzubauen.
Die Idee dahinter ist, dass du dein Einkommen auf ein separates Konto einzahlst und es dann auf die anderen Konten verteilst. Zum Beispiel kannst du 5% für deinen Gewinn, 50% für dein Gehalt, 30% für deine Kosten und 15% für deine Steuern reservieren. Die Verteilung auf die verschiedenen Konten hilft dir, dein Geld zu verwalten und sicherzustellen, dass du immer genug Geld für deine wichtigsten Ausgaben hast.
Stell dir vor, du legst dir jedes Mal, wenn du Profit First anwendest, als erstes einen Gewinn für dich zurück. Du nutzt also die Formel:
Umsatz - Gewinn = Kosten und nicht Umsatz - Kosten = Gewinn
Im System Profit First hast du insgesamt 5 Konten (entweder echte Bankkonten oder virtuelle, wie ich es dir gleich zeige)
Einkommen
Gewinn 5%
Inhabergehalt 50%
Betriebskosten 30%
Steuern 15%
Du nimmst jetzt alle Einnahmen aus deinem “Einkommen Konto”, ziehst die Umsatzsteuer erstmal ab (weil das Geld ist, was dir nicht gehört 😬) und schmeißt die Einnahmen in eine Art Trichter. Unten werden die Einnahmen prozentual auf 4 andere Konten verteilt. Die Werte passt du dabei auf deine persönliche Situation an.
Es macht Sinn, das System Profit First regelmäßig anzuwenden (wöchentlich oder alle zwei Wochen) und sein Geld zu verteilen. Ich persönlich mache das jeden Freitag an meinem Money Date. An dem Tag überweise ich auch Rechnungen, die nicht automatisiert bezahlt werden.
Einmal im Quartal zahlst du dir die Hälfte von deinem Gewinnkonto aus. Mit dem Geld machst du das, was dir gerade Spaß macht. Du gibst es für etwas aus, was dir wichtig ist und was dich reich fühlen lässt. Das kann alles sein, Hauptsache das Geld fließt nicht wieder ins Unternehmen.
Wie zahle ich mir in meiner Selbstständigkeit ein regelmäßiges und festes Gehalt aus?
Zahle dir nicht das aus, was am Ende des Monats übrig bleibt! Überlege dir erstmal, welches Gehalt du gerne hättest und dann rechnest du rückwärts.
Wir machen ein ganz einfaches, grobes Beispiel und sagen, dass du dir gerne 2.000€ auszahlen möchtest. (Den Prozentsatz für deine persönlichen Steuern kannst du mitHilfe deiner Steuerbescheide selbst errechnen. Ich bin keine Steuerberaterin 🤓)
Beispiel 1: Du nutzt die Profit First “Standard Prozente”:
5% Gewinn = 200€ 50% Inhabergehalt = 2.000€ 30% Betriebskosten = 1.200€ 15% Steuern = 600€
Deine Einnahmen sollten bei ca. 4.000€ + 19% Umsatzsteuer (4.760€) liegen. Dabei sollten deine Ausgaben nicht höher als 1.200€ sein. Falls dies der Fall sein sollte, kannst du den Gewinn herunterschrauben oder du darfst deine Einnahmen erhöhen.
Beispiel 2: Du hast bereits 4000€ monatliche Betriebskosten
Sagen wir, du hast schon ein Unternehmen mit 4000€ Ausgaben im Monat und du möchtest dir 2000€ Gehalt auszahlen. Wie würde dann die Rechnung aussehen, wenn wir ein bisschen mit den Prozenten spielen?
10% Gewinn = 800€ 25% Inhabergehalt = 2.000€ 55% Betriebskosten = 4.000€ 15% Steuern = 1.200€ Deine Einnahmen sollten bei ca. 8.000 € + 19% Umsatzsteuer (9520€) liegen.
Mit welchem Tool kann ich das System “Profit First” am besten anwenden?
Im Grunde brauchst du dafür gar kein Tool. Du kannst das System Profit First auch mit echten Bankkonten steuern. Nach dem Motto “Management by Kontostand”.
Einfacher ist es mit YNAB. Eine Möglichkeit, ein solides System zu haben, ist die Verwendung einer App wie YNAB (You Need a Budget), die es dir ermöglicht, dein Geld im Blick zu behalten und Budgets zu erstellen. Stell es dir einfach wie ein digitales Briefumschlagsystem vor.
So sieht die Verwendung von Profit First in Kombination mit YNAB aus:
Du legst dir eine Gruppe an und füllst sie mit den Kategorien aus deinem “Profit First Filter”. Deine Einnahmen lässt du dann einmal durch diesen Filter laufen. Die Beträge, die dabei herauskommen, verteilst du dann auf deine anderen Kategorien.
So bist du dir sicher, dass du immer einen Gewinn zurücklegt und dir mit der Zeit einen Puffer aufbaust, der dir bei unvorgesehenen Ausgaben den Hintern rettet.
Was mache ich, wenn ich meine Ausgaben nicht mit den Profit First Prozentangaben abdecken kann?
Es gibt drei einfache Optionen, wenn du feststellst, dass du mehr Ausgaben hast als du dir leisten kannst:
Kürze deine Ausgaben: Sieh dir deine Ausgaben genau an und streiche alles, was nicht unbedingt notwendig ist. Vielleicht gibt es Tools, die du schon seit Monaten nicht mehr genutzt hast. Dann solltest du sie aus deinem Budget entfernen.
Passe deine Profit First Prozentangaben an: Wenn du deine Ausgaben bereits gekürzt hast und immer noch Schwierigkeiten hast, kannst du die Prozentangaben von Profit First anpassen. Du könntest dir zum Beispiel weniger Gehalt auszahlen lassen oder weniger Geld für Steuern zurücklegen. Aber auch hier gibt es ein Limit.
Erhöhe deine Einnahmen: Es gibt kein Limit, wie viel Geld du verdienen kannst. Du solltest daher nach Möglichkeiten suchen, um deine Einnahmen zu steigern. Biete deinen Kunden Mehrwert und nutze gute Gelegenheiten.
Was sind die Vorteile von YNAB in Kombination mit Profit First?
Wenn du Profit First in Verbindung mit YNAB nutzt, kannst du von zahlreichen Vorteilen profitieren:
Mit Profit First legst du automatisch einen Teil deiner Einnahmen als Gewinn zurück und kannst mit 50% deines Gewinns einmal im Quartal machen, was dir gerade Spaß macht.
Durch das Parkinsonsche Gesetz kannst du deine Ausgaben automatisch verringern, indem du deinen Gewinn zuerst herausnimmst und somit weniger Geld zur Verfügung hast.
Du verteilst deine Einnahmen prozentual auf verschiedene Töpfe und benötigst dafür keine komplexen Buchhaltungsskills.
Du hast ein sicheres Gefühl, da alle wichtigen Bereiche deines Unternehmens finanziell abgedeckt sind.
Mit YNAB benötigst du nur ein einziges Bankkonto für deine Geschäftsfinanzen und legst die fünf Basis-Konten, die du für Profit First benötigst, als virtuelle Konten in YNAB an.
Du wirtschaftest nur mit dem Geld, das sich tatsächlich auf deinem Konto befindet.
Du kannst YNAB auch für deine privaten Finanzen verwenden und so viele Budgets anlegen, wie du möchtest.
Du hast einen klaren Überblick über deine Finanzen und die volle Kontrolle über dein Geld.
Mein Fazit
Wenn du dir eine sichere Struktur für deine Business Finanzen aufbauen möchtest, dann empfehle ich dir das Buch “Profit First” von Mike Michalowicz in Verbindung mit dem Finanztool YNAB (You Need A Budget). Ein solides System für deine Finanzen ist der effektivste Weg, um langfristig ein entspanntes und profitables Business zu führen.
Deine Kerstin von Mamas Money Mindset